Petit guide d’animation à distance

Après de nombreuses expérimentations, je vous propose ce petit guide pour vous aider à rendre vos ateliers ou formations à distance efficace et surtout agréable à tous.

ÉTAPE 1 : Créer un espace chaleureux

La distance rend les interactions potentiellement plus « froide » : moins de non verbal, une synchronisation plus difficile et plus la possibilité de discuter avec son voisin avant le démarrage pour créer du lien.

Il faut donc plus en faire en tant qu’animateur pour créer un cadre ou les participants vont se sentir à l’aise.

Préparer les participants à activer la vidéo

La vidéo permet une meilleure fluidité dans les échanges et une plus grande chaleur dans la relation. Cependant, tout le monde n’est pas à l’aise avec, ou n’a pas un endroit adéquat pour l’activer. Si vous voulez que les participants ne soient pas pris au dépourvu et se prépare à l’idée il faut leur en parler dans l’invitation. Je mets systématiquement une phrase comme celle-ci :

 Idéalement j’aimerai que tu allumes ta caméra, en effet les échanges et la synchronisation sont bien plus chaleureux et efficaces avec (pense à te brosser les dents du coup 😉 ).

Bien prévenir, pour que chacun puisse se préparer correctement.

L’accueil

Le démarrage et l’accueil des participants sont deux moments clés pour créer l’ambiance de la suite.

Avez-vous déjà vécu ce moment : vous vous connectez à une visio ou tous les participants sont silencieux, vous vous demandez ce que vous devez faire et vous lancez un timide « bonjour » qui résonne pendant plusieurs secondes. C’est un peu comme si vous vous rendiez à une réunion ou personne ne parlait dans la salle et ou tout le monde évitait votre regard. Malaise…

En tant qu’animateur j’essaie d’éviter ce malaise aux participants : j’arrive autant que possible quelques minutes avant et lorsqu’un participant se connecte je l’accueille par son nom. J’essaie de meubler l’espace pour que les participants aient l’impression d’arriver dans un endroit vivant. Si je connais les participants je trouve un mot à leur dire, si ce n’est pas le cas je fais connaissance : « d’où est-ce que tu te connectes ? », « comment as-tu pris connaissance de l’atelier ? », « qu’est-ce que tu fais dans la vie? » … Et je fais attention de ne pas rentrer trop dans une discussion un à un pour accueillir au fur et à mesure les nouveaux arrivants. C’est important : la personne se sent accueillie et cela me permet également de vérifier que la personne m’entend bien et que son micro fonctionne.

Favoriser la gestuelle

Si le groupe est assez important (plus de huit personnes) j’aime bien démarrer en leur proposant des techniques d’animation gestuelle. Pour cela je leur diffuse juste une image comme celle-ci en leur présentant quelques gestes de bases :

Extrait du super ebook du Worklab.

Chaque fois que j’ai diffusé l’image au début j’ai eu beaucoup plus de feedback en cours de route (pouce en haut notamment) et des personnes qui levaient la main et attendait que je leur donne la parole pour intervenir plutôt que forcer la prise de parole en parlant plus fort. Certaines personnes sont plus introverties, il est très important de fournir un cadre pour les aider à intervenir et prendre la parole, chose plus délicate à distance.

Briser la glace

Vous avez certainement l’habitude des icebreakers. S’ils sont importants en présentiel, ils le sont d’autant plus à distance pour augmenter la part « d’humanité » du moment. Je vous propose mes quatre préférés :

  • Présentez-vous avec un objet. Les gens sont chez eux, profitons-en ! Donnez 30 secondes à tout le monde pour dénicher un objet qui le représente bien ou qui lui tient à cœur, puis chacun se présente en montrant son objet. J’ai découvert de belles choses grâce à cet exercice et des facettes inattendues. C’est un exercice idéal pour des gens qui ne se connaissent pas, mais cela renforce aussi les liens dans un groupe qui se connait.
  • Présentez-vous avec quelques images. J’amène les participants sur un tableau Miro ou Mural. Je les guide pour qu’ils créent tous un postit avec leur prénom. Puis je leur présente comment faire pour ajouter une image directement depuis l’outil et je montre l’exemple en ajoutant deux images : une à consonance plus pro et une plus perso. De même j’ai eu de belles surprises et des moments assez chouettes qui humanisent vraiment tous les participants :
  • Le mur des humeurs : je les amène sur un tableau virtuel ou l’image ci-dessous est préparée. Je leur demande de créer un postit avec leur prénom puis de le positionner sur le personnage qui leur correspond le mieux aujourd’hui. Enfin je fais un « tour d’écran » ou chacun se présente et explique le choix de son personnage. J’ai eu de beaux moments et des surprises via cet exercice très simple également !
  • Présentation en 1:1 : de même j’amène les participants sur un tableau virtuel et je leur fais créer un postit avec leur prénom. Puis, je leur demande de se répartir en binômes en déplaçant leur postit comme ci-dessous. Enfin je leur explique comment se déplacer dans une salle de sous-groupe tout seul pour se retrouver en binôme (ne fonctionne qu’avec Zoom) et je leur demande de se présenter l’un à l’autre et de répondre à tour de rôle à une question pour apprendre à se connaitre comme par exemple : « quel est le dernier truc chouette que tu as fait récemment ? », « qu’est-ce qui te manque le plus depuis que tu es confiné ? », … Je leur laisse 2 ou 3 minutes seulement pour cela, puis je les ramène en plénière.

L’intérêt de ces icebreakers est aussi de mettre en selle les participants et de les amener à découvrir les outils qu’ils vont utiliser par la suite en réalisant des tâches simples. On démarre ainsi tranquillement, sans pression, et je m’assure que tout le monde arrive à faire toutes les tâches demandées, sinon on attend et on aide celui qui bloque avec bienveillance.

Travailler son cadre visuel

La vidéo réduit drastiquement la qualité de la communication en enlevant une grosse part de non verbal très important lors des échanges. En tant que facilitateur de l’atelier j’essaie de travailler pour faire en sorte de l’enrichir :

  • Bien se positionner devant la webcam. Cela peut paraitre bête, mais je voie énormément de personnes dos à une fenêtre, des personnes dont on ne voie que le haut de la tête ou encore des personnes de coté car elles ont un double écran et ont mis la vidéo sur le deuxième…
  • Travailler la lumière pour être plus chaleureux et pour que l’on puisse mieux lire votre visage. C’est tout bête mais surtout si, comme moi, vous vous retrouvez dans une pièce mal éclairée cela change beaucoup la donne.
Avant / Après : je me suis créé un point lumineux pour être mieux vu et paraître moins blafard dans mon garage…
  • Évitez les arrières plans via Zoom & co… C’est cool et parfois marrant de mettre un fond aux couleurs de Ghibli ou un fond Lego, mais en pratique cela dégrade votre silhouette et vos gestes.

Et Après…

Voilà le cadre est bien posé et vos participants sont lancés plein d’énergie ! Dans le prochain épisode nous aborderons la phase suivante : comment la conserver et bien engager tout le monde ?

En attendant je suis très curieux de connaître vos astuces pour créer un cadre agréable à distance, n’hésitez pas à les partager !

Bilan de l’année 2018

Comme nous évoluons ensemble et par transparence, voici l’Agile Tribu en quelques chiffres pour l’année 2018.

L’Agile Tribu est devenue en 2018 une marque déposée par Yannick Ameur à l’INPI.

Voici donc les points factuelles que nous pouvons remonter  :

Les personnes impliquées dans l’Agile Tribu

L’Agile Tribu est composée de :

  • 2 fondateurs
    • Yannick
    • Nathaniel
  • 9 membres
    • Thibaut
    • Arturo
    • Nicolas
    • Alice
    • Thomas
    • Jean-François
    • Kamel
    • Naya
    • Olivier

Voici les personnes qui nous ont quittées : … 0

Ce que nous avons fait

  • 20 formations et séminaires en relations directs et au moins 42 formations via nos partenaires
  • 16 meetups ouvert en journée ( www.meetup.com/AgileTribu/ )
  • 8 meetups ou évènements hébergés
  • 14 locations de notre salle rémunérées (formateurs extérieurs)
  • 5 participations à des conférences, 5 talks ou ateliers
  • Sponsoring FlowCon et Agile Pays Basque

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Apporteur d’affaires à l’Agile Tribu

  • Entre les membres pas de commission, nous partageons l’activité et la relation long terme.
  • Les apporteurs d’affaires et Partenaires doivent reverser ou contribuer à l’Agile Tribu. Comment ? A définir.
  • Si la tribu est référencée, alors elle prendra sur une mission en direct de 5% afin d’aider aux frais (sponsoring, produits …) et faire grandir la tribu.

 

Un bon Debrief de jeux Agile

Happy_Game

Lorsque vous jouez un jeu agile avec vos équipes :

  • ice breaker,
  • Serious Game
  • ou encore un jeu d’apprentissage

Il est préférable de  préparer, en amont, ses questions de debrief. Elles doivent suivre le cheminement intellectuel suivant pour amener les membres de l’équipe à tirer du jeu des changements concrets  :

  1. Evoquer les sentiments et les émotions pour établir un climat de confiance et les mettre en condition pour accueillir le changement (y compris dans leur corps) : qu’est-ce que vous avez ressenti durant le jeu ?
  2. Mettre au jour les difficultés rencontrées et les succès atteints : est-ce que vous avez réussi ? Quels sont les problèmes que vous avez affrontés ? Comment les avez-vous surmontés ?
  3. Pousser l’équipe à faire des analogies avec leur quotidien : est-ce que vous voyez des similitudes entre ce que vous avez vécu pendant le jeu et votre vie d’équipe ?
  4. Amener les participants à utiliser les enseignements du jeu : qu’est-ce que cela vous a donné envie de mette en oeuvre dans votre fonctionnement d’équipe ?

Afin de pousser  l’équipe à mettre en oeuvre les changements identifiés pendant le jeu, nous vous encourageons à garder une trace écrite du débrief, un simple paperboard avec les éléments clés est suffisant, et d’afficher cette trace dans un lieu de vie de l’équipe. Vous pouvez aussi donner les objets utilisés pendant le jeu. L’équipe se fera une joie de les ressortir pendant leur quotidien, ce qui facilitera l’ancrage.

Pendant le débrief, ménager des silences et créer de l’espace pour que les plus introvertis puissent également partager leurs impressions. Ne pas hésiter à gentiment proposer aux extravertis de laisser la parole aux autres. Pendant les silences, inviter du regard ceux qui n’ont pas encore parlé. Cependant, la prise de parole de tous n’est pas indispensable, d’autres occasions pourront se présenter ultérieurement. Dans le cas où, l’ensemble de l’équipe reste peu loquace, prendre 5 minutes pour que les participants écrivent leur débrief avant de partager tous ensemble.

Suite au debrief des participants, un coach partage souvent ce qu’il a perçu du jeu et du fonctionnement de l’équipe (uniquement de l’observation, effet miroir). Il peut aussi aller plus loin et proposer des parallèles avec le vécu des participants.

Co-écrit par : Loïc Delcros, Thibaut Appert, Swann Bouvier-Muller, Yannick AMEUR, Arnaud Gonzales

Tribu_du_20180124

Démarrage imminent du premier évènement de la tribu en ligne !

Vous avez massivement plébiscité le cours : Bien démarrer un produit agile – de la vision au backlog

C’est donc celui-ci que nous démarrons à partir du 1er juin !

A noter que le deuxième cours sur Scrum sera joué à une date ultérieure (nous n’avons pas encore la bande passante pour animer les deux en parallèle !) probablement vers la rentrée.

Rendez-vous donc mercredi prochain pour le démarrage de cette aventure. Si vous n’êtes pas encore inscrit, faites vite, il vous reste une semaine : Site de la tribu online.

 

Nathaniel et Yannick pour la tribu.