Après de nombreuses expérimentations, je vous propose ce petit guide pour vous aider à rendre vos ateliers ou formations à distance efficace et surtout agréable à tous.

ÉTAPE 1 : Créer un espace chaleureux

La distance rend les interactions potentiellement plus « froide » : moins de non verbal, une synchronisation plus difficile et plus la possibilité de discuter avec son voisin avant le démarrage pour créer du lien.

Il faut donc plus en faire en tant qu’animateur pour créer un cadre ou les participants vont se sentir à l’aise.

Préparer les participants à activer la vidéo

La vidéo permet une meilleure fluidité dans les échanges et une plus grande chaleur dans la relation. Cependant, tout le monde n’est pas à l’aise avec, ou n’a pas un endroit adéquat pour l’activer. Si vous voulez que les participants ne soient pas pris au dépourvu et se prépare à l’idée il faut leur en parler dans l’invitation. Je mets systématiquement une phrase comme celle-ci :

 Idéalement j’aimerai que tu allumes ta caméra, en effet les échanges et la synchronisation sont bien plus chaleureux et efficaces avec (pense à te brosser les dents du coup 😉 ).

L’accueil

Le démarrage et l’accueil des participants sont deux moments clés pour créer l’ambiance de la suite.

Avez-vous déjà vécu ce moment : vous vous connectez à une visio ou tous les participants sont silencieux, vous vous demandez ce que vous devez faire et vous lancez un timide « bonjour » qui résonne pendant plusieurs secondes. C’est un peu comme si vous vous rendiez à une réunion ou personne ne parlait dans la salle et ou tout le monde évitait votre regard. Malaise…

En tant qu’animateur j’essaie d’éviter ce malaise aux participants : j’arrive autant que possible quelques minutes avant et lorsqu’un participant se connecte je l’accueille par son nom. J’essaie de meubler l’espace pour que les participants aient l’impression d’arriver dans un endroit vivant. Si je connais les participants je trouve un mot à leur dire, si ce n’est pas le cas je fais connaissance : « d’où est-ce que tu te connectes ? », « comment as-tu pris connaissance de l’atelier ? », « qu’est-ce que tu fais dans la vie? » … Et je fais attention de ne pas rentrer trop dans une discussion un à un pour accueillir au fur et à mesure les nouveaux arrivants. C’est important : la personne se sent accueillie et cela me permet également de vérifier que la personne m’entend bien et que son micro fonctionne.

Favoriser la gestuelle

Si le groupe est assez important (plus de huit personnes) j’aime bien démarrer en leur proposant des techniques d’animation gestuelle. Pour cela je leur diffuse juste une image comme celle-ci en leur présentant quelques gestes de bases :

Chaque fois que j’ai diffusé l’image au début j’ai eu beaucoup plus de feedback en cours de route (pouce en haut notamment) et des personnes qui levaient la main et attendait que je leur donne la parole pour intervenir plutôt que forcer la prise de parole en parlant plus fort. Certaines personnes sont plus introverties, il est très important de fournir un cadre pour les aider à intervenir et prendre la parole, chose plus délicate à distance.

Briser la glace

Vous avez certainement l’habitude des icebreakers. S’ils sont importants en présentiel, ils le sont d’autant plus à distance pour augmenter la part « d’humanité » du moment. Je vous propose mes quatre préférés :

• Présentez-vous avec un objet. Les gens sont chez eux, profitons-en ! Donnez 30 secondes à tout le monde pour dénicher un objet qui le représente bien ou qui lui tient à cœur, puis chacun se présente en montrant son objet. J’ai découvert de belles choses grâce à cet exercice et des facettes inattendues. C’est un exercice idéal pour des gens qui ne se connaissent pas, mais cela renforce aussi les liens dans un groupe qui se connait.
• Présentez-vous avec quelques images. J’amène les participants sur un tableau Miro ou Mural. Je les guide pour qu’ils créent tous un postit avec leur prénom. Puis je leur présente comment faire pour ajouter une image directement depuis l’outil et je montre l’exemple en ajoutant deux images : une à consonance plus pro et une plus perso. De même j’ai eu de belles surprises et des moments assez chouettes qui humanisent vraiment tous les participants :

• Le mur des humeurs : je les amène sur un tableau virtuel ou l’image ci-dessous est préparée.
  Je leur demande de créer un post-it® avec leur prénom puis de le positionner sur le personnage qui leur correspond le mieux aujourd’hui. Enfin je fais un « tour d’écran » ou chacun se présente et explique le choix de son personnage. J’ai eu de beaux moments et des surprises via cet exercice très simple également !
  Vous trouverez les supports sur le site d’Erudia-jeux.com : https://www.erudia-jeux.com/catalogue

• Présentation en 1:1 : de même j’amène les participants sur un tableau virtuel et je leur fais créer un postit avec leur prénom. Puis, je leur demande de se répartir en binômes en déplaçant leur postit comme ci-dessous. Enfin je leur explique comment se déplacer dans une salle de sous-groupe tout seul pour se retrouver en binôme (ne fonctionne qu’avec Zoom) et je leur demande de se présenter l’un à l’autre et de répondre à tour de rôle à une question pour apprendre à se connaitre comme par exemple : « quel est le dernier truc chouette que tu as fait récemment ? », « qu’est-ce qui te manque le plus depuis que tu es confiné ? », … Je leur laisse 2 ou 3 minutes seulement pour cela, puis je les ramène en plénière.

L’intérêt de ces icebreakers est aussi de mettre en selle les participants et de les amener à découvrir les outils qu’ils vont utiliser par la suite en réalisant des tâches simples. On démarre ainsi tranquillement, sans pression, et je m’assure que tout le monde arrive à faire toutes les tâches demandées, sinon on attend et on aide celui qui bloque avec bienveillance.

Travailler son cadre visuel

La vidéo réduit drastiquement la qualité de la communication en enlevant une grosse part de non verbal très important lors des échanges. En tant que facilitateur de l’atelier j’essaie de travailler pour faire en sorte de l’enrichir :

• Bien se positionner devant la webcam. Cela peut paraitre bête, mais je voie énormément de personnes dos à une fenêtre, des personnes dont on ne voie que le haut de la tête ou encore des personnes de coté car elles ont un double écran et ont mis la vidéo sur le deuxième…
• Travailler la lumière pour être plus chaleureux et pour que l’on puisse mieux lire votre visage. C’est tout bête mais surtout si, comme moi, vous vous retrouvez dans une pièce mal éclairée cela change beaucoup la donne.

• Évitez les arrières plans via Zoom & co… C’est cool et parfois marrant de mettre un fond aux couleurs de Ghibli ou un fond Lego, mais en pratique cela dégrade votre silhouette et vos gestes.

Et Après…

Voilà le cadre est bien posé et vos participants sont lancés plein d’énergie ! Dans le prochain épisode nous aborderons la phase suivante : comment la conserver et bien engager tout le monde ?

En attendant je suis très curieux de connaître vos astuces pour créer un cadre agréable à distance, n’hésitez pas à les partager !